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Registrierkassenpflicht und Bonpflicht – das ändert sich 2020
Nach dem 2018 eingeführten Kassengesetz, sind Prüfer des Finanzamtes berechtig unangekündigte Kontrollen zu den üblichen Öffnungszeiten vorzunehmen, um das vorhandene Kassensystem der Firma auf steuerliche Richtigkeit zu überprüfen. Von dieser Kassennachschau sind Registrierkassen, elektronische Aufzeichnungssysteme sowie computerunterstützte Kassensysteme und auch offene Ladenkassen betroffen.
Grundsätzliches zur Registrierkassenpflicht
Entgegen der viel verbreiteten Meinung, besteht keine gesetzliche Registrierkassenpflicht. Es gibt kein Gesetzt, welches den Einsatz einer elektronischen Kasse vorschreibt. Einkauf sowie Verkauf dürfen also generell über offene Ladenkassen mit entsprechender Kassenbuchführung getätigt werden. Dies ist oft noch in Einzelunternehmen, wie kleinen Handwerksbetrieben der Fall. In diesem Fall besteht auch keine Belegausgabepflicht.
Die manuelle Kassenführung ist also auch weiterhin möglich. Voraussetzung ist, dass der Betrieb die Aufzeichnungspflichten einhält. Also die gesetzlichen Vorschriften zur ordentlichen Buchführung. Belege sind hiernach zum Beispiel lückenlos zu nummerieren und diese Nummerierung muss mit dem Kassenbuch übereinstimmen. Die Einhaltung wird bei einer Prüfung durch das Finanzamt allerdings genauer durchleuchtet. Bei der manuellen Kassenführung ist nicht vorgeschrieben, dass Kassenbons ausgedruckt oder gar handschriftlich geschrieben werden müssen.
Die Nutzung von Registrierkassen und was sich 2020 ändert
Der Gesetzgeber hat mit Gültigkeit ab 2020 nun Neuerungen im Kassengesetz beschlossen. Hierunter fallen drei wesentliche Regelungen, die allerdings noch mit großen Problemen behaftet sind.
1. Elektronische Kassensysteme müssen angemeldet werden
Jede Firma, die eine elektronische Kasse nutzt, muss diese seit 1. Januar 2020 beim zuständigen Finanzamt anmelden. Bei Neuanschaffungen sollte diese Anmeldung innerhalb von vier Wochen nach dem Einkauf erfolgen. Die Übermittlungspflicht soll auf elektronischem Weg getätigt werden. Doch es fehlt immer noch die passende Möglichkeit zur Übermittlung der verpflichtenden Anmeldung. Da diese technische Einrichtung bei den Finanzämtern noch nicht zur Verfügung steht, wurde die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme bis auf weiteres ausgesetzt.
2. Eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung muss integriert sein bzw. werden
Um Manipulationen an den Daten elektronischer Kassensysteme und damit Steuerbetrug zu unterbinden, hat der Gesetzgeber eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Registrierkassen und Computerkassen vorgeschrieben. Diese TSE ist nach den Regelungen nur zulässig, wenn sie durch das zuständige Bundesamt zertifiziert wurde.
Allerdings gab es bis Ende 2019 kein ausreichendes Angebot für den Einkauf entsprechender Softwaresysteme zur TSE-Ausrüstung. So konnten vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) bisher erst zwei Systeme zertifiziert werden. Der Gesetzgeber hat darauf reagiert und eine Nachbestandsregelung eingeführt. Für Betriebe, deren vorhandenes Kassensystem die technische Möglichkeit zur Nachrüstung mit TSE bietet, gibt es einen Aufschub bis Ende September 2020. Bis zu diesem Stichtag wir es vorerst eine Beanstandungen bei fehlender Sicherheitseinrichtung geben.
Die Neuerung bezüglich der Nachrüstung einer technischen Sicherheitseinrichtung bedeutet nicht, dass sich nun jeder Betrieb bis zum Stichtag der Nachbestandregelung eine neue Kasse anschaffen muss. Denn ist die Nachrüstung bei Bestandskassen nicht möglich, gibt es Ausnahmeregelungen.
Ist eine vorhandene Registrierkasse, die zwischen Oktober 2010 und Dezember 2020 angeschafft wurde, nicht technisch nachrüstbar, darf diese noch bis zum Ende des Jahres 2022 im Einsatz bleiben ohne Beanstandungen befürchten zu müssen. Diese Übergangsregelung gilt ausschließlich für die genannte Anschaffungszeit. Registrierkassen, die vor 25. Oktober 2010 angeschafft wurden, fallen nicht unter diese Karenzzeit und dürfen künftig nicht mehr eingesetzt werden.
3. Bonpflicht bzw. Belegausgabepflicht
Ebenfalls aus Gründen der transparenteren Übersicht und zur Vermeidung von Steuerbetrug wurde mit den Neuerungen im Kassengesetz zum 1. Januar 2020 die Bonpflicht bzw. Belegausgabepflicht gültig. Kassenbons müssen zudem gesonderte Angaben enthalten, die die Prüfung durch das Finanzamt erleichtern sollen.
Für Bruttobeträge über 250 Euro muss generell eine ordnungsgemäße Rechnung, mit allen den Vorgaben entsprechenden Angaben ausgestellt werden. Bei einem Einkauf bzw. Verkauf mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro, sogenannten Kleinbetragsrechnungen, mussten bisher nur folgende Angaben beinhaltet sein:
• Name und Anschrift des Verkäufers bzw. des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Waren bzw. der Leistungen
• Bruttobetrag in einer Summe inkl. Steueranteil
• Der entsprechende Steuerprozentsatz
Mit den neuen Regelungen ab 2020 müssen nun zusätzlich
• Beginn und Ende des Vorgangs
• Seriennummer
• Transaktionsnummer
auf jedem Kassenbon vermerkt sein. Diese Neuerung kann aber auch erst greifen, wenn das Kassensystem mit der technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet, bzw. nachgerüstet ist. Da sich zum Beispiel die notwendige Seriennummer auf das verwendete Kassensystem bezieht. Auch hier gilt somit die Karenzzeit bis Ende September.
Das bei der Nutzung elektronischer Kassensystem aber generell eine Belegausgabepflicht besteht, ist in der Kassensicherungsverordnung und in §146 Abs. 2 Abgabenordnung verankert. Hier steht festgeschrieben, dass für jeden Geschäftsvorfall ein ausgestellter Beleg an den Kunden auszuhändigen ist.
Das Bundesministerium für Finanzen sagt jedoch ausdrücklich, dass ein Kassenbon nicht zwingend auf Papier ausgedruckt werden muss. Auch virtuelle Belege sind möglich. Dieser kann zum Beispiel per E-Mail versendet oder direkt auf das Mobiltelefon des Kunden übertragen werden. Wenige Betriebe werden von dieser Möglichkeit jedoch Gebrauch machen, da es sich um zusätzliche Investitionen für eine separate Software handelt. Ein weiterer Aspekt ist ein eventueller Konflikt mit dem geltenden Datenschutzgesetz.
Auch Ausnahmen und damit eine Befreiung von der Bonpflicht bzw. Belegausgabeplicht sind möglich. Die Gründe sind sachliche oder persönliche Härte.
Unter die sachliche Härte fallen alle durch höhere Gewalt eintretenden Verhinderungen, wie:
• Stromausfall
• Wasserschaden
• Technischer Ausfall der Einheit zur Belegausgabe
Der persönliche Härtefall ist nur geben, wenn die Belegausgabe im Einzelfall nach § 148 AO unzumutbar ist. Hierfür muss beim zuständigen Finanzamt ein Antrag gestellt werden und die Behörde muss ihre Zustimmung zur Belegfreiheit erteilen.
Die Kosten, welche durch die Regellungen der Belegausgabepflicht entstehen werden vom Finanzamt nicht als Härtefall anerkannt. Betriebe, die von der Bonpflicht befreit sind, müssen dem Kunden dennoch auf Wunsch eine Quittung ausstellen.
Seit Einführung der neuen Regelungen zur Kassenführung haben bereits viele Verbände von Handwerksbetrieben Kritik geübt. Grund dafür ist vor allem die unnötige Papierflut, welche zudem auf nicht recycelbarem Thermopapier anfällt. Auch fragen sich viele, wie ein Kassenbon, den der Kunde bekommt, gegen Steuerbetrug helfen sollte. Belege, die nicht für Gewährleistungen oder einen evtl. Umtausch aufgehoben werden, landen in der Regel in der Mülltonne. Diese Kassenbons sind bei einer Kassennachschau nicht mehr relevant. Es bleibt daher abzuwarten, ob es in absehbarer Zeit eine Nachbesserung des Kassengesetztes, wie zum Beispiel die Lockerung für Kleinbeträge geben wird.